秘书办公桌的清除

秘书办公桌的清除

秘密工作需要不断的集中，因此必须采取一些措施来控制周围的声音并改善办公环境，以减少精神干扰。文件柜和办公桌的位置应根据工作流程和文件周转程序进行适当安排。秘书的桌子应将最常用的设备（例如电话和日用品）放在容易拿到的地方。办公照明应均匀分布，避免强烈的阳光和阴影，但光度应足以照亮整个桌子。超过95％的秘书经常担心桌子上堆满东西。这是保持桌子整洁的有效方法。 1、除了您的工作之外，请清理桌面上的所有其他文件。眼前的事情应该是您首先要解决的问题。 2、所有其他文件必须放在文件夹或抽屉中，并且应该放在方便的地方。 3、其他文件不要放弃您正在做的事情；不要做其他吸引人的工作。 4、工作换手后，调查工作安排的顺序，然后开始做下一件最重要的事情。 5、早晨上班之前，当天要做的第一件事所需的所有材料都应放在桌子上。 6、经常检查您的桌子并保持整洁。根据一份调查报告，经理平均每天花费3个小时阅读和答复信件。调查显示办公桌整理，约有82％的经理表示他们没有时间阅读与其职业相关的书籍，报纸和杂志，但为了跟上专业领域的发展状况，这不能被视为次要问题用于管理。

为了尽快阅读这些材料，承担其他阅读任务会更有效。这种方法的好处包括：1、确保这些材料立即在相关人​​员之间分发。 2、使您的同事保持最新状态。 3、阅读过这些信息的人应该圈出最重要的章节并指出其应用可能性。 4、让您知道哪些信息对您的同事最重要。 5、您不必再担心阅读材料，因为阅读责任已经分配给您的同事，并且可以保证阅读最重要的材料。桌子整洁，秘书只是将文件散布在桌子上，然后离开座位，秘书在客人到来时匆匆收拾文件，他们不是审慎的秘书。审慎的秘书应执行以下操作：1、离开座位前，他应整理桌子上的文件或将其放在抽屉中，然后再离开。在办公室工作时，我看到客人来找我，要求所有人自由地收起文件。但是，如果要进行上述清洁操作，通常必须养成在桌子上整理东西的习惯。通常，您只需要将工作所需的文件放在桌子上。如果您想长时间离开座位或在下班前离开，请记住抽屉中已收到文件。来宾一到就不要显示其他重要文件，冷静地做任何事也不要惊慌。 2、一方面必须能够注意周围的运动，同时又能放心地做事。如果您只注意做自己的事情，根本不关心周围的运动，那么客人通常已经站在他们面前并且对此一无所知。当您等待一个客户在您面前问“请问办公桌整理，这是总务部吗？”时，我得知一位客户来了，并且在慌张中，他用“爆破声”关闭了散布的文件。非常不自然。因此，您必须在来宾到桌前感觉到它的感觉，并能够从容地先将文件放好。资料来源：部长的高效工作手册